Jestem osobą lubiącą sprawdzać różne nowe aplikacje, a także osobą, która lubi mieć dedykowany program do danej rzeczy. Na znalezienie odpowiedniej apki potrafię poświęcić sporo czasu i wciąż nie przestaję się rozglądać za alternatywami. Najczęściej badanym przeze mnie obszarem są aplikacje do notatek, o czym więcej możecie przeczytać tutaj.
Jeżeli chodzi o programy do zarządzania swoim czasem i produktywnością, przebyłem wcale nie mniejszą drogę. Dziś jednak nie będę Wam opowiadał o wszystkich aplikacjach, które w tym kontekście sprawdzałem, a trochę ich było – chociażby TickTick, AnyDo, Things, Notion, Structured i wiele innych. Nie będę opowiadał też o powodach, przez które z tych aplikacji zrezygnowałem, ani co mi się w nich podobało. Ja przebyłem tę drogę, abyście Wy nie musieli.
Dziś przychodzę do Was z rozwiązaniem, które przez te wszystkie lata wypraktykowałem. Pomimo eksplorowania nowych programów, zawsze do tego rozwiązania wracam, gdyż wydaje mi się ono najprostsze, najszybsze i przede wszystkim spełniające swoje zadanie – zwiększa moją produktywność oraz pozwala mi lepiej zarządzać czasem.
Konsekwencja
Zanim przejdziemy do faktycznych aplikacji i rozwiązania, musimy wyjaśnić sobie jedną podstawową kwestię. Niezależnie od wybranego sposobu próby ogarnięcia wszystkiego co się w naszym życiu dzieje, najważniejsza jest konsekwencja. Bez tego nie ma sensu ani papierowy kalendarz / organizer, ani przylepiane karteczki, ani nawet najlepsza aplikacja. Także, żeby to zadziałało, musimy chcieć – nikt tutaj za nas nic nie zrobi.
Uważam, że wybrane przeze mnie podejście ułatwia cały ten proces najbardziej jak to tylko możliwe, co w przypadku zachowania konsekwencji jest kluczowe. Musimy sobie to jak najbardziej ułatwić – szczególnie w fazie początkowej. A jak najlepiej to sobie ułatwić?
Po pierwsze, jak już zdecydujesz się na jakieś rozwiązanie, to nie zmieniaj go co chwilę – szczególnie na początku. Wyrób sobie odruch – pamięć mięśniowa potrafi zdziałać cuda i nawet jak aplikacja / rozwiązanie może nie być najbardziej optymalne, to będzie dla Ciebie najszybsze z powodu przyzwyczajenia. Sam testowałem ostatnio aplikację Remind me faster i okazało się, że pomimo bardzo przemyślanego interfejsu, szybsze dla mnie jest klasyczne dodawanie przypomnień w docelowej aplikacji, właśnie poprzez przyzwyczajenie i pamięć mięśniową.
Druga, niemniej ważna kwestia, to mieć dostęp do swojego rozwiązania w każdym momencie. Jeżeli jest to papierowy kalendarz – nosisz go ze sobą zawsze. Aplikacja? Musisz mięć do niej szybki i prosty dostęp w każdym momencie.
Aplikacje
Oczywiście, że w moim przypadku będą to aplikacje – w takich kwestiach stawiam zdecydowanie na rozwiązania cyfrowe. I wydaje mi się to najlepszym wyborem, przecież obecnie jeżeli mamy ze sobą cokolwiek, to w 99.9% jest to telefon. Dopiero potem jest zegarek, plecak i inne rzeczy. Jest to pierwszy krok do tego, żeby sobie ten proces ułatwić.
Ja obracam się w ekosystemie Apple’a, więc mówił będę o aplikacjach dostępnych na systemach iOS / macOS / iPadOS, jednak w przypadku Android’a i Windows’a zasada będzie ta sama, czyli korzystaj z domyślnych aplikacji. Ich minusem, a jednocześnie przewagą nad innymi rozwiązaniami jest prostota. W 90% zaspokoją one nasze oczekiwania, a jednocześnie nie przytłoczą mnogością opcji dodatkowych, które początkowo nas zachwycają, a później sprawiają, że najprostsza operacja wymaga sporego nakładu pracy. Z czasem, kiedy już wejdziemy w temat głębiej i będziemy już przyzwyczajeni do takiego zarządzania naszym czasem, możemy poszukiwać innych programów, jeżeli będziemy odczuwali brak jakiejś funkcji. Jednak na początek stawiałbym na prostotę.
W moim przypadku będą to aplikacje Kalendarz oraz Przypomnienia. Ich największym atutem jest fakt, że są to dedykowane aplikacje od producenta urządzeń i systemów, a więc mam do nich dostęp na wszystkich moich urządzeniach. Nie muszę zatem sięgać po telefon kiedy jestem przy komputerze by dodać przypomnienie, albo wpis do kalendarza. Wszystko również bezproblemowo i szybko synchronizuje się między urządzeniami.
Jeżeli chodzi o Android’a to sprawa jest nieco bardziej skomplikowana, szczególnie jeżeli chcemy mieć również synchronizację z komputerem, który z dużym prawdopodobieństwem będzie pracował na Windows’ie. Generalnie punktem wyjściowym myślę, że może być Kalendarz Google oraz Google Tasks, do których będziemy mieli prosty dostęp z poziomu przeglądarki. Musimy jednak dostosować wszystko do swojej konfiguracji sprzętowej, bo na przykład urządzenia Samsung’a mają swoje dedykowane aplikacje i całkiem ładnie synchronizują się one z dedykowanymi aplikacjami na Windows’ie.
No to skoro narzędzia mamy już wybrane, to przejdźmy do kwestii tego, jak ich używać. Bo samo narzędzie to w sumie kwestia wtórna, ważniejsze jest to, jak je wykorzystamy.
Kalendarz
Wiele poradników odnośnie efektywnego zarządzania czasem mówi, żeby w kalendarzu rozplanować cały dzień, czyli wpisujemy tam poranną rutynę, spacer z psem, pracę, okienka na posiłki, czas na relaks i tak dalej. Dla mnie osobiście jest to potwornie przytłaczające – cały dzień jest od razu zajęty, nawet w weekendy zero odpoczynku, bo od razu widać zajęte całe dnie w kalendarzu bzdurnymi wpisami „czas na relaks”. Przecież jak mamy psa, to wiemy, że trzeba z nim wyjść (jak faktycznie zapominamy, to też jest na to lepszy sposób – ale o tym w kolejnej sekcji). Jak wstaniemy, to wiemy, że myjemy zęby – po co robić sobie z rutyny jakieś zadania, które zaciemniają nam widok w kalendarzu, na to co faktycznie jest do zrobienia (innego niż nasze rutynowe czynności, które i tak wykonamy mechanicznie).
Okej, to mamy czystą kartę w kalendarzu, wiemy już czego tam nie umieszczać. To co powinno tam trafić? Wszytko inne, a dokładniej każde inne wydarzenie, które się zdarzyło / ma się zdarzyć i wymaga od nas, żebyśmy o nim pamiętali. Cienka jest granica między kalendarzem, a przypomnieniami. Trzeba to samemu wyczuć, ale przytoczę kilka przykładów, żeby to troszeczkę rozjaśnić.
Załóżmy, że mamy tego psa i trzeba z nim iść na szczepienie, czy odrobaczanie raz na pół roku. Od razu wrzucamy to w kalendarz, ustawiamy powtarzanie na co pół roku, jakąś względnie dogodną godzinę, o której zwykle takie rzeczy staramy się załatwić. Dorzucamy tam sobie notatkę z dodatkowymi informacjami jak potrzeba i zapominamy. Oczywiście takie wydarzenie może nam wypaść za pół roku w niedzielę, ale takimi przypadkami zajmiemy się w kolejnej sekcji, bo i to mam już ograne. I najważniejsze – zrób to wydarzenie porządnie – zadbaj o dodanie numeru to weterynarza, adresu, godzin otwarcia, może jakiś przydatny link. Podziękujesz sobie w przyszłości, a teraz zajmie Ci to tylko chwilkę, bo jesteś „na świeżo”.
Kolejna ważna kwestia, to rób wszystko od razu. Wyszedłeś właśnie od weterynarza? Dodaj tą informację jak najszybciej – potem zapomniesz, nie będzie Ci się chciało jeszcze bardziej niż teraz, zapomniesz jakieś kluczowe informacje i tak dalej. Nie odkładaj tego w czasie. Jeżeli nie masz na to na prawdę w tym momencie czasu, musisz szybko wrócić do domu czy coś takiego – wpisz sobie tylko przypomnienie, żeby to zrobić później. Ale o tych przypomnieniach to szerzej pogadamy zaraz.
No to skoro wiemy jak i kiedy to robić oraz mamy jakiś przykład, to co jeszcze powinniśmy tam dodawać? No jak po naszym przykładzie widać, powinno być to coś, co jest określone w czasie i jest istotne. Na myśl na szybko przychodzą mi takie rzeczy jak wizyta u lekarze, szczepienie dziecka, wycieczka szkolna dziecka, wyjazd służbowy, spotkanie ze znajomymi, siłownia (no chyba, że dla Ciebie to już rutyna), zajęcia na basenie (czy inne zorganizowane), planowana wycieczka do lasu, planowany lot i takie tam.
I to w sumie tyle. W skrócie chodzi o wydarzenia, które zajmą nasz czas (na dłużej niż 5 minut), wymagają zaplanowania i fajnie byłoby móc potem w kalendarzu zerknąć, kiedy taka sytuacja miała miejsce. Z czasem oczywiście zmieniamy podejście do tego co warto zapisać, a co jednak możemy pominąć, wszytko to jest kwestią indywidualną, jednak jako taki starter starałbym się wrzucać tam wszytko, co nie jest naszą codzienną rutyną.
Warto również stosować różne kalendarze – oddzielny na rzeczy dziecka, na kwestie domowe, prywatne, zwierzęce, czy służbowe. Pozwala to potem w prosty sposób filtrować jak czegoś szukamy, czy po prostu ukryć niektóre wydarzenia, kiedy nie są nam akurat potrzebne w widoku dnia / tygodnia / miesiąca.
Jeżeli aplikacje, z których korzystacie pozwalają na pokazywanie przypomnień w kalendarzu, według mnie warto to zrobić – daje to lepszy ogląd na sytuację, przy sprawdzaniu planu dnia.
Przypomnienia
Niemniej ważną aplikacją, są przypomnienia. To dzięki tej aplikacji nasz kalendarz może pozostać czysty i wypełniony tylko wartościowymi informacjami. Bo czy potrzebny nam zapis w kalendarzu o tym, że wczoraj wyniosłem śmieci? Albo, ze powiesiłem na ścianie obrazek? No raczej nie…
Tak więc od razu powstaje nam obraz tego, co powinno trafić do tej aplikacji. Przede wszystkim są to małe, szybkie do wykonania zadania, które chcemy zrzucić z głowy, nie nie chcemy / nie możemy się nimi teraz zająć. Idealnie więc sprawdzi się ta aplikacja by przypomnieć o wyniesieniu śmieci, zaplanowaniu wyjazdu, cyklicznym podlewaniu kwiatów, wychodzeniu z psem, zapisaniu czegoś do kalendarza, zapytania czegoś przy odbieraniu dziecka z przedszkola, wysłaniu paczki i tym podobnych kwestiach.
Poza zaplanowanymi sytuacjami, powinniśmy też zapisywać tutaj luźne pomysły / tematy, którymi musimy / chcemy zająć się w przyszłości, czyli na przykład zaplanować remont kuchni. Jest to coś, co mamy z tyłu głowy – wyrzućmy to więc z niej, zapiszmy bez żadnej daty i na ten moment zapomnijmy, a już zaraz opowiem, co zrobić potem z takimi zapiskami bez żadnej daty.
Przypomnienia mogą nam także pomóc w ogólnym zarządzaniu naszymi zadaniami oraz kalendarzem. Jak? Ja utworzyłem sobie cykliczne wydarzenia. Pierwsze przypomina mi codziennie rano by zajrzeć do kalendarza i przejrzeć wszystkie przypomnienia i wydarzenia zaplanowane na dziś – to daje mi ogólny pogląd dnia i rzeczy, które mam dziś do zrobienia. Drugie przypomnienie wyskakuje mi co poniedziałek i przypomina, by przejrzeć zadania i zapisy kalendarza na najbliższe dwa tygodnie – to właśnie pozwala mi reagować na sytuacje, takie jak wcześniej wspomniana wizyta u weterynarza wypadająca w niedzielę. Poza tym przeglądam i rozplanowuję wtedy także przypomnienia bez przypisanej daty, którymi chciałabym zająć się w najbliższym tygodniu.
Wpisywanie nowych przypomnień powinno stać się dla nas jak najszybciej proste i intuicyjne – to nasze źródło pamiętania o wszystkim! Tutaj także warto stosować różne listy na zadnia powiązane z różnymi obszarami naszego życia – podobnie jak opisywałem to w kalendarzu.
To, co jest bardzo ważne, to żeby naszym domyślnym widokiem, była lista zadań na dziś i nic więcej. Nie ma nic bardziej demotywującego, niż ciągłe patrzenie na masę niezrobionych i nawet nie do końca zaplanowanych rzeczy.
Podsumowanie
Oczywiście każdy ma swoje podejście i jeżeli masz już wypracowany system zarządzania swoim czasem i zadaniami, to nie ma co go teraz na siłę zmieniać. Jeżeli jednak nie korzystasz z tych narzędzi, albo robisz to tylko doraźnie, to warto według mnie poświęcić temu nieco więcej czasu.
Opisywane prze mnie podejście do korzystania z tych aplikacji jest wyprawowane przeze mnie przez kilka lat testowania różnych sposobów i programów. Uważam, że takie zarządzanie czasem jest proste zarówno dla osób dopiero chcących zacząć to jakoś systematyzować, jak i tych, który zagubili w się w sowich myślach i zadaniach porozrzucanych po różnych aplikacjach i notatkach. Właściwe narzędzia, systematyczność i organizacja pozwalają zachować balans między pracą, którą trzeba włożyć, a korzyściami, które uzyskamy.